Sygnaliści

Informacja dla sygnalistów 

I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

1. Zgłoszenie może być dokonane:

   1) pisemnie - na adres do korespondencji: Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Pile ul. Dzieci Polskich 26, 64-920 Piła z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – nie otwierać do rąk koordynatora ds. zgłoszeń sygnalistów”, 

   2) poprzez e-mail na adres: zgloszenie@kolegium.pila.pl 

   3) ustnie – telefonicznie – zgłoszenie  dokonane za pośrednictwem nienagrywanej rozmowy telefonicznej na numer telefonu 67 351 55 01 – prosić o rozmowę z koordynatorem ds. zgłoszeń sygnalistów

   4) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od sygnalisty wniosku o taką formę zgłoszenia.

2. Zgłoszenia można dokonać na formularzu, stanowiącym załącznik do procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Pile i który znajduje się na stronie BIP SKO w Pile.

3. Zgłoszenie ustne dokumentuje się w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego jego dokładny przebieg. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie.

4. Zgłoszenia anonimowe Kolegium pozostawia bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

5. Dokonanie zgłoszenia za pośrednictwem innych kanałów zgłoszenia niż określone w pkt 1 powyżej nie jest dopuszczalne.

6. Prezes SKO w Pile wyznaczył koordynatorów ds. zgłoszeń sygnalistów – tj. pracowników upoważnionych do rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa i podejmowania działań następczych:

   a) Roberta Góreckiego – Wiceprezesa SKO w Pile 

   b) Agnieszkę Borowy – Kierownika Biura SKO w Pile.

II. Warunki objęcia sygnalisty ochroną.

1. SKO w Pile zapewnia ochronę sygnalisty poprzez:

   1) ochronę tożsamości sygnalisty, chyba że sygnalista wyrazi wyraźną zgodę na ujawnienie jego danych,

   2) ochronę tożsamości innych osób, jeżeli zgłoszenie ich dotyczy,

   3) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy,

   4) zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów,

   5) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

2. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, ma on prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia. 

III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji. 

1. Samorządowe Kolegium Odwoławcze  w Pile przyjmuje  zgłoszenia  zewnętrzne  (poza anonimowymi) i dokonuje  ich wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Kolegium,  a jeżeli nie należy - ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych.

Kolegium  rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu jego działania.

Kolegium kontaktuje się  z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i  w razie potrzeby zwraca się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu.

Kolegium przesyła  sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia,  chyba że sygnalista wystąpi wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Kolegium ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

Kolegium może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu – podanie ich jest dobrowolne.

Kolegium przekazuje  zgłoszenie zewnętrzne  niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Kolegium - oraz informuje o tym sygnalistę.

Kolegium może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

Kolegium informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

W przypadku,  gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572), lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.

Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych Kolegium:

 1) nie informuje sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego,

 2) nie przesyła sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,

 3) nie wydaje zaświadczenia potwierdzającego ochronę przysługującą sygnaliście,

 4) brak informacji zwrotnej o pozostawieniu zgłoszenia zewnętrznego bez rozpoznania. 

IV. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji. 

1. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Pile przekazuje na adres do korespondencji podany w zgłoszeniu zewnętrznym informację zwrotną sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. 

Informacja zwrotna zawiera w szczególności informację o podjętych stosownie do okoliczności czynnościach, a także o planowanym podjęciu czynności, informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa, informację o ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, informację na temat powodów podjętych działań następczych.
Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Pile poinformuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku swoich działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

V. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych. 

1. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Pile gwarantuje,  że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

   1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

   2)zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Upoważnieni pracownicy SKO w Pile są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

VI. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.

Działanie następcze to działania podjęte przez SKO w Pile w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez wprowadzenie zmian w procedurach, zgłoszenie odpowiednim organom, nałożenie sankcji na osoby odpowiedzialne, przeszkolenie personelu, wdrożenie nowych systemów kontroli.

VII. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, np. odmowa nawiązania stosunku pracy; wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy; obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, mobbing itp. 

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub prawo do zadośćuczynienia.

Kolegium zapewnia poufność tożsamości sygnalisty (dostęp do informacji objętych zgłoszeniem mają tylko upoważnione  osoby)

VIII. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16.

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 poz. 928) od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania dotyczącego ww. odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

IX. Zachęta  do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

SKO w Pile zachęca do skorzystania w pierwszej kolejności z dokonania zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie, w którym sygnalista pracuje, pracował, z którym utrzymywał lub utrzymuje kontakt w kontekście związanym z pracą tj. miejscu z którym osoba jest związana zgodnie z procedurą obowiązującą w danej strukturze organizacyjnej.

X. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl